POLÍTICA DE WHISTLEBLOWING
INTRODUZIONE
La Unión Europea, mediante la Directiva 2019/1937, renovó la normativa relativa a la protección de las personas que denuncian infracciones del Derecho de la Unión, con el fin de establecer un estándar mínimo para la protección de los derechos de los denunciantes (whistleblowers) en todos los Estados Miembros. Italia implementó la Directiva Europea mediante el Decreto Legislativo n.º 24 de 10 de marzo de 2023 (en adelante, el “Decreto”).
Con la adopción de la presente Política, Italdiamant S.p.A. (en adelante, la “Sociedad”) pretende cumplir con las citadas disposiciones normativas, así como con las directrices emitidas al respecto por la ANAC.
El objetivo perseguido es proporcionar al whistleblower, es decir, a quien denuncia infracciones, indicaciones operativas claras sobre el objeto, el contenido, los destinatarios y las modalidades de transmisión de las denuncias.
El procedimiento de gestión de denuncias garantiza la confidencialidad de la identidad del denunciante desde la recepción de la denuncia y en todo contacto posterior. De conformidad con el art. 5, apartado 1, letra e) del Decreto, esta Política proporciona información sobre los canales, procedimientos y requisitos para efectuar denuncias internas y externas.
1. Sujetos denunciantes
Las denuncias pueden ser efectuadas por los siguientes sujetos:
a) Trabajadores subordinados, incluidos los trabajadores que desempeñan:
- actividades a tiempo parcial, intermitentes, de duración determinada, de trabajo temporal, de aprendizaje o trabajo accesorio (cuyo vínculo laboral está regulado por el Decreto Legislativo n.º 81/2015);
- prestaciones ocasionales (de conformidad con el art. 54-bis del Decreto Ley n.º 50/2017, convertido en Ley n.º 96/2017).
b) Trabajadores autónomos:
- con contrato de obra (art. 2222 del Código Civil italiano);
- con relación de colaboración (conforme al art. 409 del Código de Procedimiento Civil italiano), como relaciones de agencia, representación comercial y otras relaciones de colaboración consistentes en prestaciones continuas y coordinadas, predominantemente personales, incluso sin carácter subordinado;
- con relaciones de colaboración que consisten en prestaciones de trabajo exclusivamente personales, continuas y cuya ejecución está organizada por el comitente.
c) Collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore della Società.
d) Profesionales independientes y consultores que prestan su actividad a la Sociedad.
e) Voluntarios y becarios, remunerados o no remunerados, que desarrollan su actividad en la Sociedad.
f) Accionistas y personas con funciones de administración, dirección, control, supervisión o representación, incluso cuando dichas funciones se ejerzan de facto dentro de la Sociedad (por ejemplo, miembros del Consejo de Administración o del Órgano de Vigilancia).
La protección de las personas denunciantes (art. 6 de la presente Política) también se aplica cuando la denuncia, la comunicación a la autoridad judicial o contable o la divulgación pública de información se produzca en los siguientes casos:
a) cuando la relación jurídica anteriormente descrita aún no haya comenzado, si la información sobre las infracciones fue adquirida durante el proceso de selección o en otras fases precontractuales;
b) durante el período de prueba
c) después de la finalización de la relación jurídica, si la información sobre las infracciones fue adquirida durante dicha relación.
2. Objeto de la denuncia y denuncias excluidas
Pueden realizarse las siguientes denuncias:
| Número de empleados | Con Modelo Organizativo y de Gestión D.Lgs. n.º 231/2001 | Objeto de la denuncia |
| 50 o más | No | Infracciones europeas y nacionales (vedi infra punti a) e b) (art. 3, co. 2, lett. a), D.lgs. n. 24/2023) 24/2023) |
Más concretamente, las infracciones indicadas anteriormente pueden referirse a:
a) Violaciones de disposiciones nacionales o europeas relativas a: contratación pública; servicios, productos y mercados financieros y prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo; seguridad y conformidad de los productos; seguridad del transporte; protección del medio ambiente; radioprotección y seguridad nuclear; seguridad alimentaria y de piensos y bienestar animal; salud pública; protección de los consumidores; protección de la privacidad y de los datos personales y seguridad de las redes y sistemas informáticos.
b) Violaciones de disposiciones europeas consistentes en: i) actos u omisiones que perjudiquen los intereses financieros de la Unión; ii) actos u omisiones relativos al mercado interior; iii) actos y comportamientos que frustren el objeto o la finalidad de las disposiciones de los actos de la Unión en los sectores anteriormente mencionados.
b) Violaciones de disposiciones europeas consistentes en: i) actos u omisiones que perjudiquen los intereses financieros de la Unión; ii) actos u omisiones relativos al mercado interior; iii) actos y comportamientos que frustren el objeto o la finalidad de las disposiciones de los actos de la Unión en los sectores anteriormente mencionados.
3. Canales de denuncia: interno, externo y divulgación pública
La Sociedad ha establecido un canal interno de denuncia que garantiza la confidencialidad de la identidad del denunciante, de la persona implicada y de cualquier persona mencionada en la denuncia, así como del contenido de la denuncia y de la documentación relacionada.
Se recuerda que la denuncia whistleblowing debe efectuarse en primer lugar utilizando el canal interno.
La denuncia a través del canal externo, establecido y gestionado por la ANAC (1), podrá efectuarse únicamente bajo determinadas condiciones (2) y la divulgación pública bajo condiciones aún más estrictas (3), sin perjuicio de la posibilidad de presentar denuncias ante la autoridad judicial.
4. Contenido y modalidades de presentación de las denuncias
La denuncia whistleblowing podrá efectuarse cuando concurran las siguientes condiciones:
- cuando se disponga de información, incluidos indicios razonables, relativos a infracciones cometidas o que puedan cometerse sobre la base de elementos concretos, de disposiciones normativas nacionales o de la Unión Europea que perjudiquen el interés público o la integridad de la Sociedad, así como conductas destinadas a ocultar dichas infracciones;
- cuando dicha información haya sido obtenida, o las sospechas hayan surgido, en el contexto laboral.
No serán tomadas en consideración denuncias relativas exclusivamente a:
- controversias, reclamaciones o solicitudes relacionadas con intereses personales del denunciante;
- relaciones individuales de trabajo o colaboración entre el denunciante y la Sociedad o con superiores jerárquicos;
- aspectos de la vida privada del denunciado sin conexión directa o indirecta con la actividad empresarial y/o profesional.
Asimismo, no se permiten denuncias:
- falsas, difamatorias, calumniosas o destinadas exclusivamente a perjudicar al denunciado;
- relativas a infracciones que el denunciante sabe que no son fundadas.
Contenido de la denuncia
La denuncia, bajo pena de inadmisibilidad, deberá contener:
- los datos identificativos del denunciante (salvo en el caso de denuncias anónimas), así como un contacto para recibir actualizaciones posteriores;
- una descripción clara, completa y detallada de los hechos objeto de la denuncia;
- las circunstancias de tiempo y lugar en que ocurrieron los hechos denunciados y una descripción detallada de los mismos, incluyendo cómo se tuvo conocimiento de ellos;
- la identidad u otros elementos que permitan identificar a la(s) persona(s) considerada(s) responsable(s) de los hechos denunciados;
- la indicación de otras personas que puedan aportar información sobre los hechos denunciados;
- la indicación de documentos que puedan confirmar la veracidad de los hechos denunciados;
- cualquier otra información útil para comprobar la existencia de los hechos denunciados;
- en caso de utilización del canal analógico, la declaración expresa de querer beneficiarse de las protecciones en materia de whistleblowing, por ejemplo incluyendo la indicación “reservado al gestor de la denuncia”.
Modalidades de denuncia
Las denuncias “whistleblowing” pueden realizarse mediante las siguientes modalidades:
- llamando al siguiente número: 348 78 18 289 (SIM de uso exclusivo del Gestor con contestador activo);
- a solicitud del denunciante mediante reunión directa con la Gestora del canal interno designada (Sra. Anna Scortegagna);
- mediante correo certificado, enviando la denuncia en dos sobres cerrados: el primero con los datos identificativos del denunciante junto con copia del documento de identidad; el segundo con el objeto de la denuncia; ambos sobres deberán introducirse en un tercer sobre con la indicación exterior “reservado al gestor de la denuncia” y dirigirse a: Sra. Anna Scortegagna, Italdiamant S.p.A., Via Montello 34, 36034 Malo (Vicenza), Italia.
Denuncias anónimas
La aportación de datos personales es obligatoria, ya que no se tendrán en cuenta denuncias anónimas, es decir, denuncias de las que no sea posible deducir la identidad del denunciante. Los datos personales proporcionados serán tratados para gestionar la denuncia dentro de los límites y con las garantías de confidencialidad previstas por la normativa aplicable.
Transmisión de las denuncias
Las denuncias whistleblowing deberán enviarse a: Sra. Anna Scortegagna, Italdiamant S.p.A., Via Montello 34, 36034 Malo (VI), Italia, o conforme a los canales de denuncia anteriormente descritos.
5. Gestión de la denuncia
El presente procedimiento regula el proceso de recepción, análisis y tratamiento de denuncias relativas a conductas ilícitas de las que el denunciante haya tenido conocimiento en el ámbito laboral.
En el ámbito de la gestión del canal interno de denuncia, el gestor de la denuncia (en adelante también denominado “gestor” o “receptor”) actuará del siguiente modo:
Recepción de la denuncia
En caso de que la denuncia haya sido transmitida o recibida erróneamente por una persona no autorizada para recibirla, y resulte evidente que se trata de una denuncia whistleblowing, dicha persona estará obligada a informar rápidamente al gestor de la denuncia de su recepción, en cualquier caso dentro de los 7 (siete) días siguientes, informando simultáneamente al denunciante de dicha transmisión, sin perjuicio de todas las obligaciones de confidencialidad previstas en esta Política.
El receptor acusará recibo de la denuncia al denunciante dentro de los siete días siguientes a la fecha de recepción. El acuse de recibo será enviado a los datos de contacto indicados por el denunciante; si no se facilitan, la denuncia será archivada.
Las denuncias anónimas serán registradas y la documentación correspondiente será conservada.
La Sociedad archivará las denuncias recibidas por correo certificado mediante instrumentos adecuados que garanticen la confidencialidad.
La denuncia realizada oralmente, previo consentimiento del denunciante, será documentada mediante grabación en dispositivo adecuado o mediante acta.
En caso de utilización del buzón de voz del número dedicado, las denuncias serán conservadas en dispositivos adecuados o transcritas íntegramente.
En caso de reunión directa con el denunciante, se levantará un acta firmada tanto por el gestor como por el denunciante, de la cual se entregará copia a este último.
En caso de reunión directa con el denunciante, se levantará un acta firmada tanto por el gestor como por el denunciante, de la cual se entregará copia a este último.
Relaciones con el denunciante e integración de la denuncia
El receptor mantendrá interlocuciones con el denunciante y podrá solicitar integraciones cuando sea necesario.
Examen de la denuncia
El receptor dará seguimiento a las denuncias recibidas, evaluando la legitimación del denunciante y la inclusión de la denuncia dentro del ámbito de aplicación de la normativa.
Tras la verificación preliminar:
- si no se cumplen los requisitos, la denuncia será archivada indicando las razones;
- si se cumplen los requisitos, se iniciará la investigación.
Investigación
El receptor garantizará el correcto desarrollo de la investigación mediante:
- la recopilación de documentos e información;
- la participación de sujetos externos o de otras funciones empresariales obligadas a colaborar;
- la audiencia de otros sujetos internos o externos cuando sea necesario.
La investigación se desarrollará conforme a los siguientes principios:
- se adoptarán las medidas necesarias para impedir la identificación del denunciante y de las personas implicadas;
- las verificaciones serán realizadas por personas debidamente preparadas y las actividades serán correctamente registradas y archivadas;
- todas las personas involucradas mantendrán la confidencialidad de la información recibida, salvo disposición legal en contrario;
- las verificaciones se desarrollarán garantizando medidas adecuadas para la recopilación, uso, divulgación y conservación de la información personal, equilibrando las necesidades de la investigación con la protección de la privacidad;
- se garantizarán medidas adecuadas para gestionar posibles conflictos de intereses.
Respuesta al denunciante
Dentro de los tres meses siguientes a la fecha del acuse de recibo o, en ausencia de este, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento del plazo de siete días desde la presentación de la denuncia, el receptor proporcionará respuesta comunicando alternativamente:
- el archivo de la denuncia, indicando las razones;
- la fundamentación de la denuncia y su envío a los órganos internos competentes;
- las actividades realizadas y aún pendientes y las eventuales medidas adoptadas.
6. Conflicto de intereses
Cuando el gestor de las denuncias se encuentre en situación de conflicto de intereses, por ejemplo como denunciado o denunciante, el caso será gestionado por otra persona designada específicamente, que podrá ser interna o externa a la organización.
7. Protección del denunciante y responsabilidad
Los denunciantes no podrán sufrir ninguna forma de represalia. La ley prevé que quienes efectúen una denuncia no puedan ser sancionados, degradados, despedidos, trasladados ni sometidos a medidas organizativas con efectos negativos directos o indirectos sobre sus condiciones laborales.
Los motivos que llevan a una persona a denunciar o divulgar públicamente información son irrelevantes a efectos de su protección.
En procedimientos judiciales, administrativos o extrajudiciales relativos a comportamientos prohibidos contra denunciantes, se presumirá que tales conductas han sido realizadas como consecuencia de la denuncia.
Las presuntas medidas discriminatorias o represalias deberán comunicarse a la ANAC.
Tratamiento de datos personales. Confidencialidad
Todo tratamiento de datos personales se realizará conforme al Reglamento (UE) 2016/679, al Decreto Legislativo italiano n.º 196/2003 y a los artículos 13 y 14 del Decreto.
La información relativa al tratamiento de datos personales está disponible en el sitio web corporativo: www.italdiamant.com/it/informativa-whistleblowing
Las denuncias internas y externas y la documentación relacionada se conservarán durante el tiempo necesario para gestionar la denuncia y, en cualquier caso, no más de 5 años desde la comunicación del resultado final del procedimiento.
Responsabilidad del denunciante
La Sociedad garantiza al denunciado el derecho a ser informado, dentro de un plazo razonable, de las denuncias que le conciernan, garantizando su derecho de defensa.
El presente procedimiento no excluye la responsabilidad penal y disciplinaria del denunciante en caso de denuncias calumniosas o difamatorias.
Asimismo, constituirán fuente de responsabilidad disciplinaria los abusos del procedimiento whistleblowing, tales como denuncias manifiestamente infundadas o efectuadas con la única finalidad de perjudicar al denunciado u otras personas.
8. Entrada en vigor y modificaciones
La presente Política entrará en vigor el 18.12.2023. Con su entrada en vigor, todas las disposiciones anteriormente adoptadas en esta materia quedarán derogadas en caso de incompatibilidad.
La Sociedad garantizará la adecuada difusión de la Política y entregará una copia a cada empleado.
Todos los empleados podrán proponer modificaciones motivadas a esta Política; dichas propuestas serán examinadas por la Dirección General de la Sociedad.
La presente Política estará sujeta a revisión periódica.
Notas
1 – https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing
2 – Los denunciantes podrán utilizar el canal externo (ANAC) cuando:
- no esté prevista la activación obligatoria del canal interno de denuncia o este no esté activo o no cumpla con los requisitos legales;
- el denunciante ya haya efectuado una denuncia interna y esta no haya tenido seguimiento;
- el denunciante tenga motivos razonables para creer que una denuncia interna no tendría seguimiento efectivo o podría dar lugar a represalias;
- el denunciante tenga motivos razonables para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente o evidente para el interés público.
3 – Los denunciantes podrán efectuar directamente una divulgación pública cuando:
- el denunciante haya realizado previamente una denuncia interna y externa o directamente una denuncia externa y no se haya proporcionado respuesta dentro de los plazos establecidos;
- el denunciante tenga motivos razonables para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente o evidente para el interés público;
- el denunciante tenga motivos razonables para creer que la denuncia externa puede implicar riesgo de represalias o no tener seguimiento efectivo debido a las circunstancias específicas del caso, por ejemplo cuando las pruebas puedan ser ocultadas o destruidas o exista temor fundado de colusión con el autor de la infracción.